¡Hola! Gusto en saludarlos de nuevo, en esta ocasión quiero compartir con ustedes un tema que muchas veces no lo consideramos importante, como lo es llevar el control de base de datos de los colaboradores o lo que llamamos comúnmente como “Ficha de empleados” con datos generales relevantes.

En este artículo también se compartirá una plantilla que podrán personalizar de acuerdo a la información que se considere importante para cada organización.

El ser humano sin duda es el recurso más valioso dentro de una organización es por ello que debemos gestionarlos adecuadamente y no pasar desapercibida esta información.
641c939a 1eb6 487f b594 d24454f80cd6 - Una forma sencilla de actualizar la información de sus empleados, utilizando base de datos.
Es importante crear una base de datos de empleados para llevar control de información como fecha de ingreso, nacimiento, dirección, contactos para emergencias, número de celular, fecha de cumpleaños, entre otros datos.
Enumeraré los beneficios de tener en orden este tipo de información:

Fecha de ingreso, es muy importante tomarla en cuenta para poder llevar control de vacaciones, tiempo laborado dentro de la empresa, celebrar aniversarios en caso se tenga esta política en la misma.

También podemos asignar un número de empleado, datos personales como el Nombre, Apellidos, correo electrónico personal y número de celular.  Muy importante un número fijo de casa o bien número de celular de una persona cercana al colaborador.

Fecha de nacimiento esta fecha es esencial ya que nos ayuda a llevar un control de las fechas de cumpleaños y poder hacer de ese día un día agradable y especial para nuestro colaborador.  Pareciera un detalle sencillo, pero de gran importancia en un clima de trabajo, pues hacemos sentir a la persona festejada que su vida nos importa y nos es un solo número de colaborador.  Ayuda y fomenta el compañerismo, así como a salir de la rutina.

Nuestra base de datos también puede contener domicilio, sexo, estado civil y número de hijos. Muchos se preguntarán ¿Por qué este dato es importante?  Para saber cuántos hombres y mujeres tenemos en nuestra empresa, conocer si el porcentaje muestra un equilibro, pues es sano y hasta productivo contar con equipos balanceados que tengan sinergia, variedad de enfoque y maneras diferente de resolver problemas en un área o departamento de trabajo, sin dejar a un lado la equidad de género.

Se debe registrar también datos como teléfono de un encargado en caso de emergencias, nombre y parentesco de la persona asignada al colaborador.

Es nuestra función como gestores del recurso humano prevenir riesgos y contar con un plan para mitigarlas, incluso registrar si es alérgico a algún medicamento, nunca está demás este tipo de datos.

Es importante registrar el nombre del puesto con el que ingresó, fechas de sus promociones a otros puestos de trabajo y fecha de salida, en caso ya no esté dentro de la Organización.  Será valioso al momento que soliciten referencias laborales.

Existen muchos sistemas y plataformas que nos permiten gestionar esta información de manera más ágil, pero si no contamos con presupuesto, les comparto una plantilla práctica y fácil de usar y que, a la vez, les dará una idea de cómo diseñar una base de datos; personalizándola con sus propios campos de acuerdo a sus necesidades.   Este es solo un inicio, a medida que la empresa necesite algo más robusto, los invito a buscar herramientas que les permita transformar y automatizar sus procesos de gestión humana.

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Como siempre, quedo a las órdenes para apoyarles en sus procesos de reclutamiento y selección de personal,  no duden en contactarme, será un gusto atenderles.

Karina Hernández,  Asesora de Negocios